Over de beste manier van time management lopen de meningen nogal uiteen. En over onze traditionele achturige werkdag is eveneens al veel gezegd en geschreven. In Zweden werd een experiment uitgevoerd waarbij verpleegsters diensten van zes in plaats van acht uur gingen draaien, met behoud van hun gebruikelijke salaris. En wat bleek? De proefpersonen voelden zich gezonder, productiever en minder gestrest. Bovendien daalde het ziekteverzuim en werden er minder vrije dagen opgenomen. Desondanks bleken er ook nadelen aan het ambitieuze plan te kleven; vooral veel te duur om op grote schaal uit te rollen. Maar vanuit financieel oogpunt blijkt juist die traditionele werkdag van acht uur bepaald niet zaligmakend. Want uit een ander onderzoek – waarvoor bijna tweeduizend Britten werden ondervraagd – is gebleken dat die gemiddelde medewerker slechts twee uur en 53 minuten per dag productief aan het werk is. Of dat een representatieve steekproef is valt te betwisten, maar nog geen drie uur écht productief duidt op een schrijnend gebrek aan effectief time management…De grootste productivity-killers laten zich raden: sociale media, doelloos surfen op het web, mailen en appen. Maar ook oeverloos vergaderen, rookpauzes en uitgebreid lunchen behoren tot de boosdoeners.
Time management? De waan van de dag regeert
Omdat we een aanzienlijk deel van ons leven op de werkvloer doorbrengen gaat het uiteindelijk om de bijna existentiële afweging: waar spendeer jij je tijd aan? Dat is waar time management in essentie om draait, maar veel mensen denken daar nauwelijks over na. We hebben de neiging om in een sleur terecht te komen, waar de waan van de dag regeert. Van 9:00 tot 17:00 gaat doorgaans de overlevingsmodus aan en ’s avonds zijn we vaak zó moe dat we onszelf hoofdzakelijk nog tot passieve activiteiten kunnen bewegen. Het punt is alleen dat we daar niet per se productiever van worden. En al helemaal niet gelukkiger…
Vroeger had ik er zelf ook een handje van om als een kip zonder kop aan het werk te gaan. Van enige vorm van time management was eigenlijk nauwelijks sprake; ik liet me leiden door de waan van de dag en door de golven van de eindeloze mogelijkheden (lees: afleidingen) die dagelijks op het wereldwijde web voorbij komen. We hebben doorgaans de neiging om massaal onze tijd de verdoen; zowel thuis als op de werkvloer. Een kwartiertje zinloos door de timelines van je social media heen scrollen, appgroepen waar het einde zoek is en nutteloze kattenfilmpjes, maar vooral ook de oeverloze communicatie op het werk. Feitelijk is de aloude vergadercultuur verschoven naar digitale evenknieën zoals Slack en eindeloze CC’tjes. Al die e-mail, appjes en andere chats; het zijn vooral alibi’s waarmee we onszelf wijs maken dat we ontzettend productief bezig zijn. Maar tegelijkertijd helpt al die interruptie onze focus en concentratie om zeep en vloeit er – veelal ongezien – ontzettend veel tijd weg. Eeuwig zonde, want ook iedere minuut van de dag kun je maar één keer besteden.
Time management met Tijdsoorten
Nadat ik die burn-out voor m’n kiezen kreeg en opgebrand bij m’n moeder op de bank lag, was inmiddels het kwartje wel gevallen dat er buitensporig veel tijd en energie wegvloeide naar zaken waar ik eigenlijk helemaal niet – of in ieder geval veel minder – mee bezig wilde zijn. Het punt was alleen dat ik totáál geen overzicht had waar die tijd dan precies bleef. Achteraf gezien hield ik er vooral een soort van ‘anti time management’ op na.
Vervolgens ben ik eerst in kaart gaan brengen waar ik mijn tijd het liefst in zou willen steken. Hoe zag mijn ideale werkweek eruit? In de eerste kolom van mijn spreadsheet zette ik neer wat ik ‘Tijdsoorten’ noem; activiteiten en verantwoordelijkheden waar de tijd in gaat zitten. Dus niet zozeer specifieke projecten of klanten, maar algemene classificaties van tijd, liefst met een onderverdeling in hoofd- en subcategorieën.
Als ondernemer wilde ik bijvoorbeeld meer bezig zijn met werken AAN de zaak en minder tijd spenderen aan werkzaamheden IN de zaak. Onder laatstgenoemde categorie vallen bijvoorbeeld: Intern overleg, E-mail bijwerken of boekhouding. Onder ‘Werken Aan’ de zaak kunnen zaken als marketing, strategie en sales geschaard worden. Daarnaast vind ik het belangrijk om tijd te steken in persoonlijke ontwikkeling en creatieve expressie, zoals programmeren, schrijven en grafisch ontwerpen.
In de kolom naast de Tijdsoorten zette ik de bijbehorende voorkeur (en dus prioriteit) en daarnaast het aantal uren dat ik er per week aan zou willen besteden, met onderaan het totaal. Het bleek een confronterende exercitie, want het aantal uren voor mijn (initiële) ideale werkweek kwam dik boven de 100 uit. Mijn oorspronkelijke definitie van time management strookte dus bepaald niet met de realiteit…
Eye-opener
Dat was wel even een eye-opener, toen ik daar opgebrand op die bank lag. Op confronterende wijze werd ook mathematisch duidelijk dat ik gewend was domweg alles op te pakken dat op mijn bordje terecht kwam en veel te veel zelf te doen. Schrappen dus! Ik móést mezelf gaan dwingen om meer uit handen te geven. Ik moest leren om mijzelf hoofdzakelijk te focussen op Tijdsoorten die me energie zouden geven, in plaats van bezig te zijn met dingen die zowel mijn tijd als mijn energie weg zouden vreten.Uiteindelijk is dat gelukt, niet in de laatste plaats door de hulp van mijn fantastische collega’s! En het boek Getting Things Done van David Allen – dat ik op bovengenoemde bank als eerste ben gaan lezen – veranderde mijn kijk op time management radicaal. In feite ontkracht hij de mythe, door te stellen:
“You can not manage time. You can only manage actions.“ (David Allen)
Bewustwording door Tijdschrijven
Wat me ook ontzettend geholpen heeft: meer inzicht door het loggen van mijn tijd met een app. Hoewel ik het met David Allen eens ben, is juist tijdschrijven wat ik onder time management versta. En nee, dat is écht niet alleen voor advocaten weggelegd. Het is een simpele, maar zeer effectieve lifehack om je productiviteit een boost te geven. Ik heb gemerkt dat als je er een gewoonte van probeert te maken om jezelf te dwingen bij ALLES wat je doet eerst dwangmatig je timer aan te zetten, je zó ontzettend meer bewust bent van wat je nou eigenlijk precies aan het doen bent. Je raakt ook veel minder snel afgeleid, als dat klokje eenmaal tikt. Psychologie van de koude grond natuurlijk, maar het werkt écht en als je er consequent aan vast houdt zul je merken dat het al snel een routine wordt. Wel is het een workflow die discipline, doorzettingsvermogen en wilskracht vereist. Want soms voelt het als een zinloze exercitie en je vergeet vaak genoeg die timer aan te zetten. Je uren zijn achteraf meestal nog wel te deduceren, maar in dat geval ontbreekt vaak de nauwkeurigheid.
Inzicht
Dankzij time management door het tijdschrijven kreeg ik vanaf dat moment helder op het netvlies waar mijn tijd nu eigenlijk precies naartoe ging.
Daarnaast bleek voor mij het inzicht of de realiteit uiteindelijk in lijn was met mijn ideale werkweek goud waard. Ondanks het feit dat daar vaak de nodige afwijkingen te bespeuren zijn, hoe ik mezelf scherp door wekelijks te reviewen. Ik pas deze vorm van time management nog altijd op dezelfde manier toe, zou niet anders meer willen en kan het iedereen aanraden!
Natuurlijk realiseer ik mij maar al te goed dat ik als ondernemer relatief makkelijk praten heb. Ik kan mijn tijd zelf indelen, dat klopt. In loondienst heb je die luxe niet altijd – alhoewel de tijd rijp is voor een andere baan als jouw (micro)manager je agenda tot op het uur vult. Er is ook nog zoiets als zelfbeschikking, zij het binnen de kaders van je functieomschrijving. Toch moet je ook als ondernemer wel degelijk urenverantwoordingen kunnen overleggen; denk daarbij aan klanten of instanties zoals de belastingdienst. Daardoor is het voor mij sowieso noodzakelijk om alles wat ik doe secuur bij te houden. Maar als jij in loondienst alleen maar ad-hoc taken voor de kiezen krijgt of het zoveelste rapport landt op je bureau, geeft tijdschrijven jou een stok om je leidinggevende mee om de oren te slaan. Op die manier kun je bijvoorbeeld een dag thuiswerken – om eindelijk aan focus-werk toe te komen – er veel makkelijker doorheen krijgen.
Het gaat mij echter niet om de hoedanigheid van je werkzame leven, maar om de gemene deler waar eenieder in deze context ontegenzeggelijk baat bij heeft: zelfinzicht. In mijn optiek zou je ernaar moeten streven om het overgrote merendeel van jouw tijd te besteden aan zaken (Tijdsoorten) waar je energie van krijgt. En het secuur bijhouden van ál je uren is de enige manier om erachter te komen hoe die balans er daadwerkelijk uit ziet. Anders is het in het meest gunstige geval een calculated guess. Dus; hoe ziet jouw ideale week eruit? en hoe gaat het vervolgens in de praktijk? Meten is weten!
Concrete tips:
- Maak een spreadsheet met in de eerste kolom ‘Tijdsoorten’ (ofwel; taken en verantwoordelijkheden behorende bij jouw functie en takenpakket), in de tweede kolom jouw prioriteit en in de derde kolom het aantal (verwachte) uren. Hierbij een eenvoudig Excel-sjabloon om je op weg te helpen:
- Waar kom je in totaal op uit per week? Realistisch bijschaven!
- Bepaal aan welke Tijdsoorten je überhaupt tijd wilt besteden en welke je liever van je takenlijst geschrapt zou zien. Aan de hand van het gewenste aantal uren stel je jouw ideale werkweek samen.
- Als je in loondienst werkt, kaart dan bij je leidinggevende aan welke taken je onevenredig veel tijd en energie kosten
- Als je ondernemer bent, delegeer je de overige taken (aan een werknemer, partner of freelancer)
- Houd je uren vervolgens consequent bij met een app (bij voorkeur met een Android / iOS app EN een browser-versie, dan kan je er ook op een laptop of desktop bij). Aanraders voor tijdschrijf-apps zijn:
- Plan iedere week een moment in om je daadwerkelijk gerealiseerde uren te vergelijken met jouw ideale werkweek. Wat gaat er goed? Wat kan er beter? Als het even kan, betrek dan ook je collega’s en/of je leidinggevende erbij. Proactiviteit loont, want voor je het weet heb je die dag thuiswerken te pakken. Strak, strak, in je trainingspak, pak!
- Eens per kwartaal / half jaar / jaar zoom je nog verder uit en maak je de balans op. Bovengenoemde apps bieden daarvoor handige en snelle rapportagefuncties. Hoe verhouden de uren die je hebt gedraaid zich tot jouw ideale werkweek? Identificeer aandachtsgebieden en probeer te sturen op gerichte aanpassingen in je workflow
[Bonus] Lifehack: Gezeik
Je kent het wel: er gaat iets hopeloos mis – of in ieder geval totaal anders dan je gepland had – en de frustratie slaat toe. Een domme actie van een collega, een buitensporig eigenwijze leverancier of je loopt tegen de muren van een of andere bureaucratische instantie op. Je irriteert je mateloos en dat heeft invloed op jouw productiviteit; in het slechtste geval laat je je dag erdoor verruïneren. Ik had bijna dagelijks wel zo’n knak-moment en kon me dan ongelofelijk druk maken, om tijdens het afkoelen in de uren daarna een stuk minder uit mijn vingers te krijgen.
Zonde en onnodig, want alles veranderde toen ik een klassiek gevalletje Omdenken op mijn Tijdsoorten begon toe te passen. Let’s face it: de hierboven omschreven ellende komt bij iedereen toch wel minstens één keer per week voor. Daarom ben ik iedere week 1,5 uur gaan reserveren voor wat ik als “Gezeik” classificeer. Dat varieert van het retourneren van een foutief geleverd artikel tot het betalen van een verkeersboete of het blussen van een brandje in de kantoortuin. Kortom; met dingen waarvan ik oprecht hoofdpijn krijg wil ik niet meer dan 1,5 uur per week bezig zijn. Mooi streven, toch?
De grap is dat ik door deze aanpak een totaal andere perceptie heb gekregen van dit soort ellende. Als ik m’n Harvest-timer aanzet voor een robbertje tegen muren opboksen, stap ik tegenwoordig vaak met meer dan frisse tegenzin de ring in. Doordat ik dergelijke situaties veel pragmatischer en relaxter te lijf ga, dient een oplossing zich meestal sneller en zonder al te veel moeite aan. En achteraf kijk ik vrijwel altijd tevreden op mijn week terug. Want sinds het moment dat ik ‘Gezeik’ op deze manier ben gaan tackelen is het zelden voorgekomen dat ik er veel meer dan die 1,5 uur mee bezig ben geweest. En als er onverhoopt toch een keer een klote-week tussen zit, wordt die ruimschoots gecompenseerd als je tijdens een latere week van Gezeik verstoken blijft. Mark my words!
